（一）行政籌備工作

行政籌備工作主要包括組織機構設立與收費許可手續(xù)的辦理，解決項目經營許可問題，是項目能否合法開業(yè)的前提條件。

（1）組織機構成立。主要內容有申請營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證，印章辦理，基本賬戶設立等，分別向工商部門、質量監(jiān)督部門、稅務機關、公安部門、銀行申報。

（2）收費許可。由于各地法規(guī)要求不同，收費許可通常通過報批和報備方式辦理。報批項目需向主管部門申報批準后方可收費。無論是報批還是報備，物業(yè)服務收費標準都應在經營場所對外公示，做到明碼標價、亮證收費。

（3）機構設立和收費許可申報所需材料及流程可向當地主管部門或辦事窗口訊問、索取，按其規(guī)定程序準備資料申報即可。

（二）人力資源籌備工作

人力資源籌備工作是所有工作開展的基礎，也是項目能夠有效運轉的關鍵條件。人力資源定編是否能滿足項目運轉需要，人員能否及時保障到位，員工能力是否能勝任崗位要求，是人力資源籌備需重點考慮的內容。

1.物業(yè)管理處組織架構

物業(yè)管理處作為最基本的經營單元，應當配置相對完整的組織保障物業(yè)管理處的正常運作。通常物業(yè)管理處典型架構設置職能部門包括支持部門（綜合事務部）和專業(yè)服務部門（客服、工程、秩序、保潔、園藝）等職位。但實際設置組織時通常會依據客戶需求、委托合同約定、不同類型物業(yè)特點等，首先確定服務內容／服務界面／服務時間，然后再確定組織架構。

2.人力資源定編

項目人力資源定編通常需考慮項目正常服務人員和集中入住裝修階段支援人員。人力資源定編計劃應明確分工、工作時間、工作區(qū)域、責任范圍、人員配置數量。

（1）項目正常運行人力資源配置計劃原則上應借鑒物業(yè)服務投標書的配置，并結合項目規(guī)模、交付進度、設施設備配置情況、園林面積、出人口數量等實際需要進行優(yōu)化，編制正常期人力資源配置計劃。

（2）由于入住手續(xù)辦理集中，業(yè)主裝修或喬遷工作量較大，為了保障項目在集中入住及裝修階段各項工作的正常開展，物業(yè)管理處在集中入住裝修階段通常會考慮必要的支援人員，根據項目交付量及時間確定支援人員配置計劃。

（3）人員到位時間是人力資源配置計劃需重點考慮的要素。到位時間短，會影響籌備工作的推進和前期工作的效果；到位時間長會增加項目的經營成本。所以物業(yè)管理處需根據項目的復雜程度確定人員進場時間（通常物業(yè)管理處管理類／專業(yè)主管在項目人住時間前兩個月進場，操作類員工根據熟悉現場和掌握人住期間崗位須知所需的培訓時間進場）。

3.招聘

人力資源的招聘或調撥需根據配置計劃確定的到位時間開展，物業(yè)管理處團隊可以通過從企業(yè)其他項目調配或面向市場招聘方式組建，招聘渠道包括人才市場、招聘網站等，同時也可以通過勞務公司輸入人員；對于外包服務也應在合同中明確人員到位時間并跟進，讓外包機構提前招聘，確保人員及時到位。

4.培訓

為了確保項目管理團隊熟悉前期運作籌備的工作內容、工作要求、關鍵時間節(jié)點等，物業(yè)管理處需組織對管理服務人員進行必要的培訓。項目入住前培訓包括項目交底、人職崗前培訓和入住專項培訓。

為了讓管理服務團隊熟識項目，明確項目管理的關鍵要素，物業(yè)管理處可以通過召開項目交底會，組織熟識項目人員（如參與投標人員）與財務管理部門對管理團隊進行交底，包括：

（1）項目的基礎信息。包括：項目的基本概況、建設施工單位等相關單位背景、主要設施設備的配置情況、人力資源配置情況、周邊同質項目（或競爭樓盤）的情況。

（2）項目前期物業(yè)服務委托合同的關鍵條款。包括：合同委托期限、合同續(xù)簽及中止條件；委托服務范圍、內容及服務標準；物業(yè)服務質量的監(jiān)管及考核的要求；物業(yè)產權歸屬及權益分配（如車庫、會所等）的約定；經營管理方面的約定；違約責任、：其他關鍵性條款。熟悉商品房買賣合同中關于前期物業(yè)管理部分的有關業(yè)主權利義務重要條款的摘要。

（3）財務交底。包括：項目收費面積及收費要素（包括房產編號、房產建筑面積、收費面積、業(yè)主資料等）；物業(yè)服務費標準；停車場管理費、中央空調運行維護費、集中采暖費標準；代收代付費用（如水費）標準；對空置物業(yè)費、前期介入費、物資裝備費等費用的約定；對經營虧損補貼、利潤（權益）分成、管理酬金等方面的約定；與建設單位的費用結算時間、付款賬號等；對臨時用水用電費用的約定、水電過戶的約定；建設單位向業(yè)主贈送或減免（物業(yè)費、停車費）的情況；違約金、獎勵金的約定；費用收繳率的約定；其他費用（如專項維修工程費用）的約定；建設單位對報表格式、報表提交時間、審計要求等的約定；項目的承接預算、項目的經營盈虧結果。

（4）建設單位及其他相關單位的關鍵聯系人（負責人和聯系人等）。入職崗前培訓主要讓員工具備崗位工作能力，能夠勝任崗位要求；人住專項培訓主要是讓員工掌握集中人住裝修階段的事務處理能力，為業(yè)主提供優(yōu)質的人住服務體驗。