在各類(lèi)管理體系和管理模式的實(shí)際運(yùn)用中，有一句話(huà)廣為流傳：“寫(xiě)你想做的，做你所寫(xiě)的，記錄下來(lái)你所做的”，不難看出這三方面都包含了寫(xiě)和記的內(nèi)容，那么在環(huán)境管理體系中如何發(fā)揮寫(xiě)和記的作用呢？在ISO14001標(biāo)準(zhǔn)中，涉及兩個(gè)專(zhuān)門(mén)的條款，即4.4.4環(huán)境管理體系文件和4.5.3記錄，它們便體現(xiàn)了環(huán)境管理體系的文件化。標(biāo)準(zhǔn)4.4.4環(huán)境管理體系文件條款是這樣闡述的：

　　組織應(yīng)以書(shū)面或電子形式建立并保持下列信息：

　　a）對(duì)管理體系核心要素及其相互作用的描述；b）查詢(xún)相關(guān)文件的途徑概況地講就是將環(huán)境管理體系的各個(gè)方面包括環(huán)境方針、策劃、實(shí)施、檢查和糾正以及管理評(píng)審等17個(gè)要素形成文件，闡明其內(nèi)在相互作用，形成一個(gè)文件的體系，并提供相關(guān)文件的路徑。

　　標(biāo)準(zhǔn)4.5.3記錄條款包括記錄和記錄的管理兩方面內(nèi)容，我們這里討論的環(huán)境管理體系文件化主要涉及前者的內(nèi)容。記錄為環(huán)境管理體系連續(xù)運(yùn)行提供了證據(jù)。

　　環(huán)境管理體系的文件化使環(huán)境管理體系這一工具從無(wú)形到有形，它是建立和保持環(huán)境管理體系的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是組織達(dá)到預(yù)期的環(huán)境行為、評(píng)價(jià)和改善環(huán)境管理體系、實(shí)現(xiàn)預(yù)防污染和持續(xù)改進(jìn)必不可少的依據(jù)和見(jiàn)證，可以說(shuō)體系的建立工作首先是以文件的形式被固定下來(lái)，體系文件的質(zhì)量將會(huì)直接影響到體系實(shí)施的效果，而且文件化又為體系的運(yùn)行和維護(hù)提供了見(jiàn)證和依據(jù)。

　　接下來(lái)我們就進(jìn)一步介紹一下環(huán)境管理體系文件的形式，結(jié)構(gòu)和功能。

　　文件的形式包括書(shū)面和電子兩種形式，書(shū)面的形式較為多見(jiàn)，所謂“白紙黑字”，不受設(shè)施的限制。隨著管理的進(jìn)步，越來(lái)越多的組織已逐步轉(zhuǎn)向無(wú)紙化辦公，在組織內(nèi)部實(shí)行文件的網(wǎng)絡(luò)化管理，這樣可以節(jié)約大量的資源，且利于對(duì)文件的控制。

　　文件的結(jié)構(gòu)是許多組織關(guān)注的問(wèn)題，ISO14001標(biāo)準(zhǔn)本身并未規(guī)定體系文件的結(jié)構(gòu)是什么樣的，它應(yīng)依據(jù)組織的規(guī)模和環(huán)境管理工作的復(fù)雜程度來(lái)定，在進(jìn)行文件編寫(xiě)的時(shí)候，首先就應(yīng)確定體系文件的結(jié)構(gòu)，即體系文件是如何設(shè)置的以及它們之間的層次和相互關(guān)系是怎樣的。

　　許多企業(yè)在建立環(huán)境管理體系之前已建立了質(zhì)量體系，那么將環(huán)境管理體系文件納入企業(yè)質(zhì)量體系或全面管理體系文件中，是不是可以呢？標(biāo)準(zhǔn)中并沒(méi)有反對(duì)我們這樣做，這樣也確實(shí)存在一定的優(yōu)點(diǎn)，可保持企業(yè)管理體系的完整性和結(jié)構(gòu)化，保證文件管理的統(tǒng)一，確保職責(zé)的明確并減少重復(fù)，但我們也應(yīng)該看到，環(huán)境管理體系是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的體系，在我國(guó)整體環(huán)境管理水平又比較低，為了便于管理、重點(diǎn)突出和方便內(nèi)部和外部審核，我們建議大中型企業(yè)特別是在環(huán)境管理體系建立初期形成獨(dú)立的環(huán)境管理體系文件。

　　體系文件的結(jié)構(gòu)可以參照ISO9000族的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，將其分為手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和記錄四級(jí)。

　　組織可以依據(jù)其規(guī)模，管理職能設(shè)置以及環(huán)境管理工作的復(fù)雜程度來(lái)確定適合其的環(huán)境管理體系文件的結(jié)構(gòu)。例如對(duì)于一個(gè)小型企業(yè)，職能設(shè)置相對(duì)簡(jiǎn)單，環(huán)境因素較少且環(huán)境管理工作復(fù)雜程度不高，即可根據(jù)需要將手冊(cè)和程序文件合并或?qū)⒊绦蛭募�和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)合并，這樣可以更加方便管理，而對(duì)于大型的企業(yè)集團(tuán)，例如雖是集中一貫制管理，但部門(mén)龐大機(jī)構(gòu)設(shè)置繁雜，或集團(tuán)下設(shè)多個(gè)分公司并謀求統(tǒng)一認(rèn)證，其環(huán)境管理體系文件可以設(shè)置多級(jí)結(jié)構(gòu)，例如程序文件便可分為公司一級(jí)和部門(mén)一級(jí)，在這方面已通過(guò)認(rèn)證的寶鋼集團(tuán)、科龍集團(tuán)、上海大眾汽車(chē)有限公司等均進(jìn)行了有益的探索和嘗試。環(huán)境管理體系文件結(jié)構(gòu)化設(shè)置的每一層次均應(yīng)發(fā)揮其各自的功能和作用。

　　環(huán)境管理手冊(cè)是用來(lái)闡明組織的環(huán)境方針，提供重大環(huán)境因素、目標(biāo)指標(biāo)方案、適用法律法規(guī)，明確環(huán)境管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)，簡(jiǎn)要描述17個(gè)體系要素和它們之間的相互關(guān)系，是組織環(huán)境管理體系的高度概況，為環(huán)境管理工作提供指南及綱領(lǐng)，使得體系保持相對(duì)穩(wěn)定性。將其提供給中高層管理者可以明確體系概貌、各部門(mén)的職責(zé)及相互關(guān)系，以便統(tǒng)一分工及協(xié)調(diào)管理；將其用于內(nèi)部審核或外部審核，可以使審核人員抓住體系的要旨和脈絡(luò)；手冊(cè)還為體系文件提供總體的指南及索引；部分企業(yè)也將手冊(cè)提供給相關(guān)方，向社會(huì)宣傳企業(yè)的環(huán)境管理工作及業(yè)績(jī)。

　　程序文件應(yīng)包含環(huán)境管理體系中一個(gè)邏輯上相對(duì)獨(dú)立的內(nèi)容，可以是環(huán)境管理體系的一個(gè)要素（如信息交流程序）或要素中的一個(gè)部分（如環(huán)境因素識(shí)別程序）或幾個(gè)環(huán)境管理體系要素相互關(guān)聯(lián)的一組活動(dòng)（如廢棄物管理程序），為其規(guī)定控制要點(diǎn)，使體系中該方面的活動(dòng)處于程序化、文件化的受控狀態(tài)，這就避免了由于缺乏文件化管理而造成的經(jīng)驗(yàn)主義，偶然得失，使得要做的工作具體而明確，程序文件可以看作是企業(yè)內(nèi)部強(qiáng)制執(zhí)行的法規(guī)性文件，程序文件是手冊(cè)的支持性文件。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)側(cè)重于對(duì)操作性崗位或某一局部活動(dòng)的規(guī)定，可以分為管理操作式和崗位工藝流程分解式，它是對(duì)程序文件的展開(kāi)、補(bǔ)充及細(xì)化，一個(gè)程序文件可以有若干個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)來(lái)支持。

　　記錄為環(huán)境管理體系提供見(jiàn)證性和可追溯性。

　　以上各級(jí)文件應(yīng)給出相應(yīng)下級(jí)文件的路徑來(lái)，比如手冊(cè)應(yīng)給出程序文件的路徑，程序文件應(yīng)給出相應(yīng)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的路徑，手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)可以分別給出記錄的路徑。

　　環(huán)境管理體系的文件化在體系的建立、運(yùn)行和保持中起著舉足輕重的作用，這就要求組織在環(huán)境管理體系建立之初即對(duì)文件編寫(xiě)工作給予足夠的重視，體系運(yùn)行和維護(hù)階段不斷完善文件以適應(yīng)變化的條件并履行持續(xù)改進(jìn)的承諾，同時(shí)記錄下來(lái)體系實(shí)施和運(yùn)行的重要信息，為環(huán)境管理體系的運(yùn)行提供依據(jù)和見(jiàn)證。