1、首先，《通知單》和回復(fù)單的格式要正確，各項(xiàng)目或各監(jiān)理站應(yīng)統(tǒng)一，并符合相關(guān)規(guī)范要求。

　　2、《通知單》中敘述問(wèn)題要簡(jiǎn)明清晰。應(yīng)把問(wèn)題發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)敘述清楚。每份《通知單》應(yīng)針對(duì)一個(gè)作業(yè)面或一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行。每份《通知單》指出的問(wèn)題不能太多，應(yīng)不超過(guò)三個(gè)，應(yīng)突出主要問(wèn)題。問(wèn)題較多或問(wèn)題較嚴(yán)重時(shí)應(yīng)分類(lèi)、分開(kāi)編發(fā)。

　　3、《通知單》指出的問(wèn)題應(yīng)有依據(jù)。應(yīng)“文字為憑，數(shù)據(jù)說(shuō)話(huà)”。指出的問(wèn)題最好有影像資料。敘述文字中不應(yīng)含有感情色彩。

　　4、《通知單》中的整改要求應(yīng)全面。要求施工方做到：舉一反三，分析出現(xiàn)問(wèn)題的原因，制定預(yù)防措施避免類(lèi)似問(wèn)題再發(fā)生，以及提高安全質(zhì)量意識(shí)等，以盡量規(guī)避監(jiān)理責(zé)任。同時(shí)，要求整改回復(fù)期限和提供整改證據(jù)等。

　　5、不應(yīng)越權(quán)簽發(fā)。在檢查中各專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，首先應(yīng)考慮問(wèn)題的嚴(yán)重程度，分清是由自己簽發(fā)《通知單》，還是建議由總監(jiān)簽發(fā)《工程暫停令》。

　　6、簽發(fā)手續(xù)要齊全。簽字、蓋章、日期不要遺漏，要與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況符合。

　　7、《通知單》中應(yīng)要求施工方在指定期限內(nèi)整改落實(shí)后回復(fù)。簽發(fā)《通知單》時(shí)應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，充分考慮施工方整改完成所需的時(shí)間。

　　8、應(yīng)要求施工方回復(fù)單內(nèi)容齊全?；貜?fù)資料要圖文并茂，排版正確，顯示整改到位。回復(fù)單中應(yīng)逐項(xiàng)回復(fù)，不得缺項(xiàng)。

　　關(guān)鍵的是，不能從所報(bào)的圖文資料中看出整改不到位情況，以及顯示解決了“此問(wèn)題”又冒出了“彼問(wèn)題”。

　　9、回復(fù)單的復(fù)查意見(jiàn)要明確。要有“經(jīng)復(fù)查”或“經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)核查”、“合格”或“同意閉合”、“不合格”或“整改后再報(bào)檢”等字眼。暫時(shí)無(wú)法閉合需二次整改回復(fù)的，要在“首次復(fù)查意見(jiàn)”里明確并限定再次回復(fù)時(shí)間。

　　10、整個(gè)通知單一定要完全閉合，并不得隱含監(jiān)理責(zé)任。

　　11、《通知單》及其回復(fù)單應(yīng)保存原件，并及時(shí)整理歸檔保存；編制的臺(tái)賬中項(xiàng)目應(yīng)齊全（序號(hào)/編號(hào)/通知單標(biāo)題或主要內(nèi)容/簽發(fā)時(shí)間/要求閉合時(shí)間/實(shí)際回復(fù)時(shí)間/閉合情況/簽發(fā)人/接收人/備注等），便于管理查閱。

　　12、各監(jiān)理公司安質(zhì)部、各分（子）公司和各監(jiān)理站應(yīng)對(duì)《通知單》及回復(fù)單定期進(jìn)行檢查評(píng)比，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，并規(guī)范格式，樹(shù)立樣板。