建設(shè)工程監(jiān)理文件資料發(fā)文應(yīng)由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)圖章。若為緊急處理的文件，應(yīng)在文件資料首頁(yè)標(biāo)注“急件”字樣。

所有建設(shè)工程監(jiān)理文件資料應(yīng)要求進(jìn)行分類編碼，并在發(fā)文登記表上進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括：文件資料的分類編碼、文件名稱、摘要信息、接收文件的單位（部門）名稱、發(fā)文日期（強(qiáng)調(diào)時(shí)效性的文件應(yīng)注明發(fā)文的具體日期）。收件人收到文件后簽名。

發(fā)文應(yīng)留有底稿，并附一份文件傳閱紙，信息管理人員根據(jù)文件簽發(fā)人只是確定文件責(zé)任人和相關(guān)傳閱人員。

文件傳閱過(guò)程中，每位傳閱人員閱后應(yīng)簽名并注明日期。

發(fā)文的傳閱期限不應(yīng)超過(guò)其處理期限。重要文件的發(fā)文內(nèi)容應(yīng)記錄在監(jiān)理日志中。

項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的管理人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)文原件歸入相應(yīng)的資料柜（夾）中，并在文件資料目錄中予以記錄。

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