（1）歸檔的文件資料一般應(yīng)為原件。

（2）文件資料的內(nèi)容及其深度須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求。

（3）文件資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符。

（4）文件資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料。

（5）文件資料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

（6）文件資料中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×2lOmm）。紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)時(shí)間保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。

（7）文件資料的縮微制品，必須按國(guó)家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，主要技術(shù)指標(biāo)（解像力、密度、海波殘留量等）要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長(zhǎng)期安全保管。

（8）文件資料中的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確。

（9）文件資料應(yīng)采用打印形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能使用原件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助管理建設(shè)工程監(jiān)理文件資料時(shí)，相關(guān)文件和記錄經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人員簽字確定、正式生效并已存入項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)相關(guān)資料夾時(shí)，信息管理人員應(yīng)將儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的相應(yīng)文件和記錄的屬性改為“只讀”，并將保存的目錄名記錄在書面文件上，以便于進(jìn)行查閱。在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料歸檔前，不得刪除計(jì)算機(jī)中保存的有效文件和記錄。