項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)所有收文應(yīng)在收文登記表上按監(jiān)理信息分類分別進(jìn)行登記，應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件發(fā)放單位（部門）、文件編號以及收文日期，必要時應(yīng)注明接收文件的具體時間，最后由項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收文人員簽字。

在監(jiān)理文件資料有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填內(nèi)容是否可追溯。

當(dāng)不同類型的監(jiān)理文件資料之間存在相互對照或追溯關(guān)系（如監(jiān)理通知與監(jiān)理通知回復(fù)單）時，在分類存放的情況下，應(yīng)在文件和記錄上注明相關(guān)文件資料的編號和存放處。

項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料管理人員應(yīng)檢查監(jiān)理文件資料的各項內(nèi)容填寫和記錄是否真實(shí)完整，簽字認(rèn)可人員應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的責(zé)任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫簽認(rèn)。建設(shè)工程監(jiān)理文件資料以及存儲介質(zhì)的質(zhì)量應(yīng)符合要求，所有文件資料必須符合文件資料歸檔要求，如用碳素墨水填寫或打印生成，以滿足長期保存的要求。

對于工程照片及聲像資料等，應(yīng)注明拍攝日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登記后應(yīng)交給項目總監(jiān)理工程師或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進(jìn)行處理，重要文件內(nèi)容應(yīng)記錄在監(jiān)理日志中。

涉及建設(shè)單位的指令、設(shè)計單位的技術(shù)核定單及其他重要文件等，應(yīng)將其復(fù)印件公布在項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)專欄中。