組織經(jīng)過采購策劃，編寫出擬采購產(chǎn)品的采購文件。采購文件是采購過程控制的指導(dǎo)性文件。采購部門根據(jù)采購文件的規(guī)定，去評價和選擇供方、編寫合格供方名單、設(shè)定標書、簽訂合同、采購產(chǎn)品、對采購產(chǎn)品進行驗證，甚至在與供方建立合作關(guān)系時，也應(yīng)以采購文件的規(guī)定為基礎(chǔ)。
一般來說，采購文件只編寫一次。在產(chǎn)品進行重新設(shè)計或重大改進后，才需要重新編寫。采購部門的采購活動，不僅受采購文件的指導(dǎo)，而且還要受采購計劃的指導(dǎo)。采購計劃是根據(jù)組織的生產(chǎn)計劃編制的，可以分為年度計劃和月度計劃，一般只有采購的數(shù)量要求。從廣義上來說，采購計劃的編制過程也可視為一種采購策劃，但那與質(zhì)量策劃有所不同，而且又較為簡單。
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