文章摘要：2014年招標(biāo)師項(xiàng)目管理與招標(biāo)采購：招標(biāo)采購的信息管理

(1)采購信息與信息管理——掌握P39

采購信息是指與采購活動相關(guān)的信息。采購信息直接影響采購活動的質(zhì)量。

信息管理是指對信息的收集、加工、整理、存儲、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。采購信息管理的目標(biāo)旨在通過采購信息傳輸?shù)挠行ЫM織管理和控制，為項(xiàng)目采購提供增值服務(wù)。招標(biāo)采購項(xiàng)目信息管理的目的就是通過有組織的采購信息流通，使決策者能及時、準(zhǔn)確地獲得相應(yīng)的信息。

1)信息收集的內(nèi)容。信息收集的內(nèi)容主要包括：

①與招標(biāo)采購活動相關(guān)的法律、法規(guī)資料的收集。為規(guī)范招標(biāo)采購的行為，世界各國、國際性組織以及我國政府都制定了招標(biāo)采購的法律、法規(guī)，如《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國政府采購法》等。

②產(chǎn)品信息收集。科技進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展，使產(chǎn)品品種、生產(chǎn)技術(shù)不斷更新，產(chǎn)品的功能結(jié)構(gòu)與成本也在不斷變化。因此，應(yīng)按照產(chǎn)品的類別、功能、成本、壽命周期、發(fā)展?fàn)顟B(tài)等內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和記錄，并建立產(chǎn)品跟蹤信息系統(tǒng)，及時掌握各種產(chǎn)品變化的動態(tài)信息。

③供應(yīng)商信息收集。作為項(xiàng)目采購的供應(yīng)商，其經(jīng)營資格、提供貨物和服務(wù)的履約能力、市場資信程度等，都直接關(guān)系到招標(biāo)采購的成敗。因此，為了保障項(xiàng)目采購的良好效果，需要建立供應(yīng)商信息庫，該信息庫應(yīng)包括供應(yīng)商的分類、供應(yīng)商實(shí)力調(diào)查、供應(yīng)商是否轉(zhuǎn)產(chǎn)破產(chǎn)、供應(yīng)商的資信記錄等信息。

④采購案例信息的收集。項(xiàng)目采購過程同時也是一個經(jīng)驗(yàn)積累的過程。通過對各種類型項(xiàng)目采購案例建立檔案，可以不斷從案例中吸取成功經(jīng)驗(yàn)，避免不必要的失誤。

2)信息收集的方式。項(xiàng)目采購信息收集工作應(yīng)該配備專門的人員和隊(duì)伍，充分利用采購業(yè)務(wù)活動機(jī)會和現(xiàn)代化技術(shù)收集相關(guān)采購信息，主要方式有以下幾種：

①開展行業(yè)與新產(chǎn)品信息研究，建立新產(chǎn)品信息調(diào)查隊(duì)伍。通過專門人員長期跟蹤調(diào)查各種行業(yè)的新產(chǎn)品以及新供應(yīng)商的發(fā)展動向，掌握各類產(chǎn)品最新進(jìn)展。

②采購方定期在有關(guān)報紙和刊物上發(fā)布征集供應(yīng)商和新產(chǎn)品的消息，或者直接向供應(yīng)商發(fā)出詢問單，有利于采購人員擴(kuò)大信息收集渠道。

③利用社會資源。項(xiàng)目采購的某些信息，直接來源于政府向社會公開的各種資料。例如，對供應(yīng)商情況的統(tǒng)計(jì)、政府相關(guān)的資格認(rèn)證、政府各種檢查結(jié)果、政府部門組織評選的優(yōu)秀產(chǎn)品或企業(yè)、良好的市場評價和社會評價等，都可以成為了解相關(guān)采購產(chǎn)品和服務(wù)的信息及其生產(chǎn)企業(yè)的信息。此外，也可以通過媒體、互聯(lián)網(wǎng)等方式獲得國際市場方面的產(chǎn)品和供應(yīng)商信息。

④采購人員本身的信息來源。采購人員經(jīng)常進(jìn)行各種采購活動，在采購活動中必然獲得大量關(guān)于產(chǎn)品和供應(yīng)商的信息。對于這些信息應(yīng)該加以整理并充分利用。

3)采購信息的公開發(fā)布。項(xiàng)目采購信息公開發(fā)布，就是將招標(biāo)采購的信息以公開的方式告知社會公眾和有關(guān)的供應(yīng)商。信息公開發(fā)布是招標(biāo)采購中的重要內(nèi)容和組成部分。

按照招標(biāo)投標(biāo)法的規(guī)定，凡是按照法律、法規(guī)規(guī)定進(jìn)行的招標(biāo)采購，都需要在政府指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)信息。

信息發(fā)布的內(nèi)容主要包括：

①資格預(yù)審的內(nèi)容。資格預(yù)審信息應(yīng)當(dāng)公告下列事項(xiàng)：資格預(yù)審機(jī)關(guān)，整個預(yù)審對象、范圍和標(biāo)準(zhǔn)，資格預(yù)審所需的相關(guān)資料，送審時間、地點(diǎn)及聯(lián)系方式。

②公開招標(biāo)信息。招標(biāo)采購信息包括：招標(biāo)方或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)名稱，標(biāo)的名稱、用途、數(shù)量、基本技術(shù)要求和交換日期，獲取招標(biāo)文件的方法，投標(biāo)截止日期，開標(biāo)時間和地點(diǎn)，對投標(biāo)人的資格要求和評標(biāo)方法，投標(biāo)語言，聯(lián)系人、地址、郵政編碼、電話及傳真號碼，以及其他要注明的事項(xiàng)。

③中標(biāo)信息發(fā)布。投標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)方或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，有義務(wù)向社會公布中標(biāo)結(jié)果，內(nèi)容主要包括：招標(biāo)方或委托代理機(jī)構(gòu)名稱，標(biāo)的名稱，中標(biāo)金額，首次公告日期及媒體名稱，定標(biāo)地點(diǎn)、日期，中標(biāo)人名稱、地址，招標(biāo)方或其招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)項(xiàng)目聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。

④信息變更公告和信息更正公告。對于在采購中發(fā)生的信息改變，招標(biāo)方或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)有義務(wù)和責(zé)任及時發(fā)布變更公告，向供應(yīng)商或潛在的供應(yīng)商說明信息修正的內(nèi)容及原因，并通知新的事項(xiàng)。另一方面，如果采購方或采購代理機(jī)構(gòu)發(fā)布消息有錯誤，則必須發(fā)布更正信息。

4)采購信息發(fā)布方式與媒介。信息公開發(fā)布的方式多種多樣，包括各種新聞媒體，如報刊、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)等。采購信息發(fā)布的方式上一般都選擇在指定的媒體上發(fā)布信息這種方式，即采購方的信息必須通過政府指定的媒體發(fā)布，而供應(yīng)商和其他人也主要通過這些媒體來獲得各種采購信息。

5)采購信息記錄。在整個采購進(jìn)程中，必定會產(chǎn)生大量程序、過程方面的具有法律效力的文件與資料，如采購活動記錄、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評標(biāo)報告、定標(biāo)文件、合同文件、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理及其他有關(guān)文件、資料等。這些文件和資料反映采購活動的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，并且經(jīng)過采購當(dāng)事人雙方的認(rèn)可，一經(jīng)做出就具有法律效力。按照采購“公平、公開、公正”的原則要求，招標(biāo)采購中產(chǎn)生的文件與資料，應(yīng)當(dāng)依法保存，以備監(jiān)督檢查、處理糾紛、履行合同和進(jìn)行評估時使用。

采購信息記錄主要包括采購文件與采購過程記錄兩方面。其中采購文件主要包括：采購計(jì)劃、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、定標(biāo)文件、合同文件、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理及其他有關(guān)文件、資料等。

對于采購活動的過程，為了能夠有效地進(jìn)行監(jiān)督和管理，應(yīng)當(dāng)記錄、保存以下內(nèi)容：

①采購項(xiàng)目的類別、名稱，采購的功能要求、規(guī)格和數(shù)量等;

②采購項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價格、采購合同的簽約人;

③采購方式的選擇依據(jù)及原因;

④邀請、審查和選擇供應(yīng)商的條件及原因;

⑤評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及其確定中標(biāo)人的原因;

⑥如果有廢標(biāo)情況，記錄廢標(biāo)的情況與原因。

(2)采購信息管理的方法和措施——掌握P41

為了達(dá)到采購信息管理的目的，采用的方法主要有：了解和掌握采購信息來源，對采購信息進(jìn)行分類;掌握和正確運(yùn)用采購信息管理的手段;掌握采購信息流程的不同環(huán)節(jié)，建立采購信息管理系統(tǒng)。

項(xiàng)目采購產(chǎn)生的信息數(shù)量巨大，種類繁多。為便于信息的搜集、處理、儲存、傳遞和利用，采購信息管理應(yīng)采用的措施包括：

1)標(biāo)準(zhǔn)化措施。由于各種采購數(shù)據(jù)和信息的收集是不同的，有不同的來源，不同的角度，不同的處理方法，但要求對采購項(xiàng)目相同的數(shù)據(jù)和信息應(yīng)該規(guī)范。將得到的采購數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計(jì)算、匯總，生成不同形式的數(shù)據(jù)和信息，最終形成采購信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)流程圖。通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，各類數(shù)據(jù)以文件的形式組織在一起。

2)制度化措施。采購信息資料只有全面反映項(xiàng)目采購的各類信息，才更具有實(shí)用價值，必須形成一個完整的系統(tǒng)。該系統(tǒng)的形成，需要大量的數(shù)據(jù)和信息作支撐，這些數(shù)據(jù)和信息的收集、加工、整理、存儲只有通過長期的積累，通過有效的信息管理制度建立才能達(dá)到。