2015年招標師考試教材《招標采購合同管理》

合同信息管理制度

由于招標采購合同在簽訂和履行中往來函件和資料非常多，故合同管理系統(tǒng)性強，必須實行檔案化、信息化管理。首先應建立文檔編碼及檢索系統(tǒng)，每一份合同、往來函件、會議紀要和圖紙變更等文件均應進人計算機系統(tǒng)，并確立特定的文檔編碼，根據(jù)計算機設置的檢索系統(tǒng)進行保存和調(diào)閱；其次應建立文檔的收集和處理制度，有專人及時收集、整理、歸檔各種招標采購信息，嚴格信息資料的查閱、登記、管理和保密制度。例如，招標采購工程項目全部竣工后，應將全部合同及文件，包括完整的工程竣工資料、竣工圖紙、竣工驗收報告、工程結算和決算等，按照國家《檔案法》及有關規(guī)定，建檔保管；最后應建立行文制度、傳送制度和確認制度，合同管理機構應制定標準化的行文格式，對外統(tǒng)一使用，相關文件和信息經(jīng)過合同管理機構準許后才能對外傳送。一旦經(jīng)由信息化傳送方式傳達的資料需由收到方以書面的或同樣信息化的方式加以確認，確認結果由合同管理機構統(tǒng)一保管。

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