一個具體的建設工程包含實體和資料兩個不可分割的組成部分，而工程檔案資料則是工程實體的圖、文記載，是工程施工全過程的真實寫照。因此，相關責任人要以對社會、對歷史高度負責的態(tài)度，來保證檔案資料的完整、規(guī)范、準確、真實，并按有關規(guī)定向城建檔案館移交工程竣工檔案資料。但是，在這里應該認真提出的是，目前建筑市場有相當一部分建設工程竣工檔案，從形成、整理、編制到管理上都存在嚴重問題，缺乏檔案的真實性、規(guī)范性。主要表現(xiàn)在以下方面：

　　1、檔案資料的編制與工程進度不同步

　　在建設過程中重視施工，忽視檔案資料的現(xiàn)象嚴重存在，工程竣工資料的編制工作往往成為工程完工后的“回憶錄”，從而缺乏完整性和真實性。

　　2、檔案資料的編制不規(guī)范

　　一些資料員在工作中，沒有按照國家標準《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/50328-2001）的規(guī)定編制工程竣工資料，資料中復印件、傳真件、“三色筆”（鉛筆、圓珠筆、彩色筆）字跡普遍存在。沒有認真履行資料員工作職責，代替項目相關管理人員簽署施工文件。更為嚴重的是個別項目負責人置法律而不顧，私刻行政管理部門驗收專用印章，企圖逃避職能部門的監(jiān)管。

　　3、工程竣工圖編制內容不齊全

　　工程圖編制是一項技術性很強的工作，必須按照國家檔案局頒發(fā)的《基本建設項目檔案管理暫行規(guī)定》進行編制。許多資料員沒有經過專業(yè)培訓，在編制竣工圖時，不能領會有關設計變更和技術參數(shù)的要求，對設計變更只是簡單線性的進行表示。

　　4.工程相關檢測結果不真實

　　如：“建筑物垂直度觀測”成果，不是由具備測量資質的檢測部門觀測，而通常由施工單位自己實施；施工單位自己攪拌混凝土的“混凝土配合比”記載不真實。這些都嚴重影響工程施工質量。

　　5.監(jiān)理單位沒有認真履行職責

　　存在對材料報驗不現(xiàn)場檢查、設計變更不及時簽發(fā)認可（核實）文件、監(jiān)理日志不逐日填寫等現(xiàn)象。

　　6.不按照規(guī)定的時限向城建檔案管理機構報送工程竣工檔案

　　試想假如鳳凰縣堤溪大橋工程的檔案資料也存在上述問題，這樣的建設工程資料，將如何能夠真實反映工程建設的實際情況，一旦工程出現(xiàn)嚴重的質量問題，又如何以此為據調查事故發(fā)生的原因，如何追究違法、違規(guī)者的責任，如何給人民一個滿意的答復。

　　國務院頒發(fā)的《建設工程質量管理條例》第十七條規(guī)定，“建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工后，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案”。第十六條對工程竣工驗收規(guī)定，“有完整的技術檔案和施工管理資料”，主要包括以下方面：工程項目竣工報告；分項、分部工程和單位工程技術人員名單；圖紙會審和設計交底記錄；設計變更通知單，技術變更核實單：工程質量事故發(fā)生后調查和處理資料：隱蔽工程驗收記錄及施工日志；竣工圖；質量檢驗評定資料。