五、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理（P38～46）

　　（一）工程建設(shè)監(jiān)理文件檔案資料的傳遞流程

　　首先，在監(jiān)理組織內(nèi)部，所有文件檔案資料都必須先送交信息管理部門(mén)；其次，在監(jiān)理組織外部，在發(fā)送或接收建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、材料供應(yīng)單位及其他單位的文件檔案資料時(shí)，也應(yīng)由信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)進(jìn)行。

　　（二）建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理

　　1.監(jiān)理文件檔案資料收文與登記

　　所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記，應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位（部門(mén)）、文件編號(hào)以及收文日期，必要時(shí)應(yīng)注明接收文件的具體時(shí)間，最后由項(xiàng)目監(jiān)理部負(fù)責(zé)收文人員簽字。

　　不得以蓋章和打印代替手寫(xiě)簽認(rèn)。

　　有關(guān)工程建設(shè)照片及聲像資料等應(yīng)注明拍攝日期及所反映工程建設(shè)部位等摘要信息。收文登記后應(yīng)交給項(xiàng)目總監(jiān)或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進(jìn)行處理，重要文件內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中記錄。

　　2.監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記

　　由建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。

　　3.監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記

　　發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部圖章。

　　所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進(jìn)行分類編碼，并在發(fā)文登記表上登記。登記內(nèi)容包括：文件資料的分類編碼、發(fā)文文件名稱、摘要信息、接收文件的單位（部門(mén)）名稱、發(fā)文日期（強(qiáng)調(diào)時(shí)效性的文件應(yīng)注明發(fā)文的具體時(shí)間）。

　　4.監(jiān)理文件檔案資料分類存放

　　監(jiān)理信息的分類可按照本部分內(nèi)容定出框架，同時(shí)應(yīng)考慮所監(jiān)理工程項(xiàng)目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及質(zhì)量驗(yàn)收工作程序并結(jié)合自身監(jiān)理業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展情況進(jìn)行分類的編排。

　　5.監(jiān)理文件檔案資料歸檔

　　監(jiān)理文件檔案資料的歸檔保存中應(yīng)嚴(yán)格按照保存原件為主、復(fù)印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。

　　按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001），監(jiān)理文件有10大類27個(gè)，要求在不同的單位歸檔保存。10大類資料分別為：

　　（1）監(jiān)理規(guī)劃有關(guān)資料；

　　（2）監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題；

　　（3）監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題；

　　（4）進(jìn)度控制有關(guān)資料；

　　（5）質(zhì)量控制有關(guān)資料；

　　（6）造價(jià)控制有關(guān)資料；

　　（7）分包資質(zhì)有關(guān)資料；

　　（8）監(jiān)理通知有關(guān)資料；

　　（9）合同與其他事項(xiàng)管理有關(guān)資料；有關(guān)資料

　　（10）監(jiān)理工作總結(jié)有關(guān)資料。

　　注意：要求考生對(duì)書(shū)上列舉的建設(shè)單位、監(jiān)理單位、城建檔案管理部門(mén)關(guān)于監(jiān)理文件的保存期限加以記憶。

　　6．監(jiān)理文件歸檔資料借閱、更改與作廢

　　項(xiàng)目監(jiān)理部存放的文件和檔案原則上不得外借，如政府部門(mén)等單位確有需要，應(yīng)經(jīng)過(guò)總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師同意，并在信息管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。

　　監(jiān)理文件檔案的更改應(yīng)由原制定部門(mén)相應(yīng)責(zé)任人執(zhí)行，涉及審批程序的，由原審批責(zé)任人執(zhí)行。

　　文件檔案換發(fā)新版時(shí)，應(yīng)由信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)將原版本收回作廢。

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