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1．建設單位是編制工程檔案的責任單位。它對工程建設過程中的檔案資料編制實施管理。在招標投標及與勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽定合同時，要對工程檔案的套數(shù)、費用、質量、移交時間等提出明確要求，并及時收集、匯總工程前期文件材料以及勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位所形成的工程竣工檔案。

2．施工單位負責工程檔案的具體編制工作。在施工過程中，應隨時做好施工記錄、檢驗記錄和交驗文件的簽證工作，按規(guī)定編制竣工圖。

3．承擔工程勘察、設計、檢測試驗的單位應，提供檔案文件材料原件給建設單位。監(jiān)理單位要協(xié)助建設單位監(jiān)督、檢查各單位工程文件的形成、積累和立卷歸檔。

4．市水利工程質量監(jiān)督管理站在辦理竣工驗收備案前，必須以《工程檔案初驗收認可證》作為必備受理條件。《竣工驗收備案表》必須有市水利工程檔案管理辦公室簽章。

5．凡是沒有《水利建設工程檔案合格證》的工程，不予換發(fā)規(guī)劃許可證正本，質量監(jiān)督部門不予驗收合格，工程項目不得交付使用。

6．建設單位和施工單位必須明確專門機構和專職人員負責工程檔案管理工作。在辦理施工許可證手續(xù)前，填寫《水利工程建設檔案工作終身責任人登記表》，明確竣工檔案編制責任。