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（一）、城建檔案管理規(guī)定

1、《統(tǒng)一用表》必須采用碳素黑色墨水填寫或黑色碳素印墨打印，采用復寫的應使用單面碳素復寫紙，填寫或打印的首份用于上交城建檔案館；

2、簽署人簽名采用慣常筆跡親筆手簽。項目總監(jiān)或總監(jiān)代表和監(jiān)理工程師蓋執(zhí)業(yè)注冊章，單位簽署欄應采用單位注冊全稱并加蓋公章；

（二）、收文程序

來文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔

1、參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記；

2、按照文件規(guī)定的分類，屬于同類編號的文件登記在一張表上。

（三）、資料員務必將文件分以下五種情況及時處理

第一種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核返回的；

專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊章→返回發(fā)文單位

第二種文件：業(yè)主或參建單位發(fā)給監(jiān)理方需由監(jiān)理轉發(fā)的；

專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）傳閱→項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）批準→轉發(fā)有關單位

第三種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核、蓋章返回的；

專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊章→公司蓋章→返回發(fā)文單位

第四種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方只需簽核和歸檔的；

專業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→歸檔

第五種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理的參考資料或回復函件。

專業(yè)簽閱→歸檔

（四）、發(fā)文程序擬稿→審稿→簽發(fā)

1、會議紀要由項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）指定擬稿人；

2、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿；

3、根據(jù)授權，發(fā)文內(nèi)容必須通過項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核后才能定稿；

4、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)蓋章簽字后，方可發(fā)出；

5、轉發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉出。

（五）、收、發(fā)文登記

1、收文和發(fā)文分開登記；

2、按資料分類，屬于同類編號的登記在一起；

3、經(jīng)濟簽證獨立登記；

4、工程變更獨立登記（總監(jiān)登記）；

5、多個單位工程的項目、多個分段的市政工程，項目總監(jiān)根據(jù)實際情況制定收、發(fā)文登記和歸檔方案。

（六）、資料收集

資料收集范圍：政府部門、業(yè)主、各參建單位、設備材料供應商、項目周邊情況資料、本公司以及監(jiān)理小組資料。

（七）、資料編號

1、城建檔案和公司統(tǒng)一規(guī)定資料編號為：A承建商類、B監(jiān)理類、C監(jiān)理內(nèi)部使用類、D勘察設計類、E業(yè)主類；

2、各工程項目發(fā)文和收文統(tǒng)一編號如下：

（1）、發(fā)文編號：采用MMi-Ni-XX形式；

MM：表示工程項目名稱漢語拼音的字頭。如“HW”表示“華為”，“i”表示棟號或區(qū)段號；

Ni：表示政府和公司統(tǒng)一管理的資料分類號。如“B4”表示“開工令”，“C2”表示“工程進度跟蹤表”；

XX：表示流水號。如1，2，3，……N。

（2）、收文編號：按城建檔案規(guī)定的分類，屬于同類編號的登記在一起，然后按照收文順序編寫流水號；

3、若項目有多個單位工程或區(qū)段，將資料按驗收棟號或區(qū)段分開后再編號。

（八）、資料歸檔

1、按A、B、C、D、E分五大類分別歸檔；

2、每大類采用公司統(tǒng)一制作的樣板文件夾按分類編號分開；

3、上交檔案館的資料由公司資料員協(xié)助工地資料員按照檔案館的要求整理、歸檔。

（九）、向公司移交資料

分類→裝訂→上交

1、每月上交公司歸檔資料（見附表），按照城建檔案和公司的規(guī)定劃分為：A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大類，分別裝訂成冊；

2、每月28日前須將本月資料整理好上交公司；

3、現(xiàn)場資料員向公司上交資料時，應填好“資料目錄”表，并由交接人簽字。

（十）、監(jiān)理機構內(nèi)監(jiān)理臨時移交

（十一）、向檔案館移交資料

（十二）、資料借閱

（十三）、資料信息化管理

通過計算機完成的資料都必須拷貝存盤，月底與資料一起上交公司。

（十四）、資料保管

1、資料員負責好資料的防盜、防腐、防丟、防潮工作；

2、監(jiān)理小組常用的資料，應自留復印件或拷貝保存，以備查閱。

（十五）、失效資料處理

工程竣工后項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）負責將剩余的資料上交公司。

（十六）、總監(jiān)、資料員的責任

總監(jiān)對監(jiān)理資料的管理負監(jiān)督和管理責任。