1、分類(lèi)有序

　　建設(shè)工程資料的收集、整理必須分類(lèi)有序，最忌雜亂無(wú)序，眉毛胡子一把抓。分類(lèi)：就是收集相同類(lèi)型的文件存放在一起，結(jié)合不同的工程專(zhuān)業(yè)、不同的分部分項(xiàng)工程分類(lèi)。有序：通常按照時(shí)間順序來(lái)排列。分類(lèi)原則：盡量從簡(jiǎn)，減少分類(lèi)的數(shù)量。

　　2、完整齊全

　　完整、齊全就是結(jié)構(gòu)完整、內(nèi)容齊全、數(shù)量不缺。結(jié)構(gòu)完整：資料框架目錄體系結(jié)構(gòu)完整，形成一個(gè)系統(tǒng)，沒(méi)有較大缺項(xiàng)。內(nèi)容齊全：表格里應(yīng)該填寫(xiě)的主要內(nèi)容有無(wú)填寫(xiě)完整，簽字、蓋章手續(xù)齊全，數(shù)量不缺失。

　　3、及時(shí)性

　　及時(shí)性，就是工程資料與工程實(shí)際進(jìn)度同步。工程資料滯后、不及時(shí)，通常都能暴露違反監(jiān)理程序的嚴(yán)重問(wèn)題。

　　4、閉環(huán)

　　監(jiān)理日記、安全監(jiān)理日記、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理月報(bào)、整改通知單中，監(jiān)理發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量。安全問(wèn)題和隱患應(yīng)有處理結(jié)果和復(fù)查意見(jiàn)，整改落實(shí)，形成閉環(huán)。

　　5、真實(shí)性

　　工程資料要求真實(shí)，特別是涉及質(zhì)量、安全、重大造價(jià)簽證的資料必須真實(shí)。有了問(wèn)題，不整改不放過(guò)，絕對(duì)不能在資料上弄虛作假、粉飾涂抹，以圖蒙混過(guò)關(guān)。