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索賠的主要依據(jù)是合同文件及工程項目資料，資料不完整，監(jiān)理工程師難以正確處理索賠。一般情況下，承包方為便于向業(yè)主進行索賠，都保存有一套完整的工程項目資料，而監(jiān)理工程師也應保存自己的一套有關詳細記錄。這樣，監(jiān)理工程師可根據(jù)承包方提供的記錄及駐地監(jiān)理工程師所做的記錄作出裁決，避免了各執(zhí)其詞，相互扯皮。

1、監(jiān)理工程師要求承包方提供的記錄

1）施工方面記錄：包括施工日志、施工檢查員的報告、逐月分項記錄、施工工長日報、每日工時記錄、同監(jiān)理工程師的往來通信及文件、施工進度特殊問題照片、會議記錄或紀要、施工圖紙、同監(jiān)理工程師或業(yè)主的電話記錄、投標時的施工進度計劃、修正后的施工進度計劃、施工質量檢查驗收記錄、施工設備材料使用記錄。

2）財務方面記錄：包括施工進度款支付申請單、工人勞動計時卡、工人或雇用人員工資單、材料設備和配件等采購單、付款收據(jù)、收款收據(jù)、標書中財務部分的章節(jié)、工地的施工預算、工地開支報告、會議日報表、會計總賬、批準的財務報告、會計來往信件及文件、通用貨幣匯率變化表。

根據(jù)索賠內容，還要準備上述資料范圍以外的證據(jù)。

2、監(jiān)理工程師自己準備的資料

監(jiān)理工程師準備的資料主要是監(jiān)理工程師的施工記錄：

1）歷史記錄。包括工程進度計劃及已完工程記錄，承包方的機具和人力，氣象報告，與承包方的洽談記錄，工程變更令，以及其他影響工程的重大事項。

2）工程量和財務記錄。包括監(jiān)理工程師復核的所有工程量和付款的資料，如工程計量單、付款證書、計日工、變更令、各種費率價格的變化，現(xiàn)場的材料及設備的實驗報告等。

3）質量記錄。包括有關工程質量的所有資料以及對工程質量有影響的其他資料。

4）竣工記錄。包括各單項工程、單位工程的竣工圖紙、竣工證書，對竣工部分的鑒定證書等。