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質(zhì)量管理體系是文件化的管理體系，應(yīng)通過文件確定體系各方面的要求。將質(zhì)量管理體系文件化是質(zhì)量管理體系標準的基本要求，無論是出于認證需要還是出于管理需要，監(jiān)理單位要貫徹實施質(zhì)量管理體系標準，就必須編制質(zhì)量管理體系文件。

根據(jù)質(zhì)量管理體系標準的要求，工程監(jiān)理單位的質(zhì)量管理體系文件由三個層次的文件構(gòu)成。第一層次：質(zhì)量手冊；第二層次：程序文件；第三層次：各種作業(yè)指導(dǎo)書、工作規(guī)程、質(zhì)量記錄等。

（1）質(zhì)量手冊。質(zhì)量手冊是監(jiān)理單位內(nèi)部質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件和行動準則，應(yīng)闡明監(jiān)理單位的質(zhì)量方針，并描述其質(zhì)量管理體系的文件，它對質(zhì)量管理體系作出了系統(tǒng)、具體而又綱領(lǐng)性的闡述。

（2）程序文件。質(zhì)量手冊的支持性文件，是實施質(zhì)量管理體系要素的描述，它對所需要的各個職能部門的活動規(guī)定了所需要的方法，在質(zhì)量手冊和作業(yè)文件間起承上啟下的作用。

（3）作業(yè)文件。程序文件的支持性文件，是對具體的作業(yè)活動給出的指示性文件。

（4）質(zhì)量計劃。針對某一項目或合同而規(guī)定專門的質(zhì)量措施、資源和活動順序的文件，在具體的監(jiān)理項目上，項目監(jiān)理機構(gòu)可以單獨編制質(zhì)量計劃，也可以表現(xiàn)在監(jiān)理項目的監(jiān)理規(guī)劃或監(jiān)理實施細則中。

（5）質(zhì)量記錄。用以記錄活動的狀態(tài)和所達到的結(jié)果的文件。在監(jiān)理項目上，質(zhì)量記錄將形成監(jiān)理工作文件。