綜合分析題

　　 鋼鐵大廈建設(shè)工程項目的業(yè)主與某監(jiān)理公司和某建筑公司分別簽訂了建設(shè)工程施工階段委托監(jiān)理合同和建設(shè)工程施工合同。為了能及時掌握準(zhǔn)確完整的信息，以便依靠有效的信息對該建設(shè)工程的質(zhì)量、進度、投資實施最佳控制，項目總監(jiān)理工程師召集了有關(guān)監(jiān)理人員專門討論了如何加強監(jiān)理文件檔案資料的管理問題，涉及到有關(guān)監(jiān)理文件檔案資料管理的意義、內(nèi)容和組織等方面的問題。

　　[問題]

　　1. 你認為對監(jiān)理文件檔案資料進行科學(xué)管理的意義何在？

　　2. 在項目監(jiān)理部，對監(jiān)理文件檔案資料管理部門和實施人員的要求如何？

　　3. 監(jiān)理文件檔案資料管理的主要內(nèi)容是哪些？

　　4. 施工階段監(jiān)理工作的基本表達的種類和用途如何？

　　5. 在監(jiān)理內(nèi)部和監(jiān)理外部，工程建設(shè)監(jiān)理文件和檔案的傳遞流程如何？

　　[參考答案]

　　1. 監(jiān)理文件檔案資料進行科學(xué)管理的意義為：

　　（1）可以為監(jiān)理工作的順利開展創(chuàng)造良好條件；

　　（2）可以極大地提高監(jiān)理工作效率；

　?。?）可以為建設(shè)工程檔案的歸檔提供可靠保證。

　　2. 對監(jiān)理文件檔案資料管理部門和人員的要求有：

　?。?）應(yīng)由項目管理的信息管理部門專門負責(zé)建設(shè)工程項目的信息、管理工作，其中包括監(jiān)理文件檔案的管理。

　?。?）應(yīng)由信息管理部門中的資料管理人員負責(zé)文件和檔案資料的管理和保存。

　　（3）對信息管理部門中的資料管理人員的要求是：

　　  1）熟悉各項監(jiān)理業(yè)務(wù)；

　　  2）全面了解和掌握工程建設(shè)進展和監(jiān)理工作開展的實際情況。

　　3. 監(jiān)理文件檔案資料管理的主要內(nèi)容包括：

　?。?）監(jiān)理文件檔案和檔案收文與登記；

　?。?）監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記；

　?。?）監(jiān)理文件檔案資料發(fā)文與登記；

　?。?）監(jiān)理文件檔案資料分類與存放；

　　（5）監(jiān)理文件檔案資料歸檔；

　?。?）監(jiān)理文件檔案資料借閱、更改與作廢。

　　4. 監(jiān)理工作表式的種類和用途：

　　（1）A類表10個，為承包單位用，為承包單位與監(jiān)理單位之間的聯(lián)系表，由承包單位填寫，向監(jiān)理單位提交申請或回復(fù)。

　　（2）B類表6個，為監(jiān)理單位用表，是監(jiān)理單位與承包單位之間的聯(lián)系表，由監(jiān)理單位填寫，向承包單位發(fā)出指令或指復(fù)。

　?。?）C類表2個，為各方通用，是工程監(jiān)理單位、承包單位、建設(shè)單位等各有關(guān)單位之間的聯(lián)系表。

　　5. 監(jiān)理文件和檔案資料傳遞流程是：

　?。?）在監(jiān)理內(nèi)部，所有文件和檔案資料都必須先送信息管理部門，進行統(tǒng)一整理分類，歸檔保存，然后由信息管理部門根據(jù)總監(jiān)理工程師或其授權(quán)監(jiān)理工程師指令和監(jiān)理工作的需要，分別將文件和檔案資料傳遞給有關(guān)的監(jiān)理工程師。

　　（2）在監(jiān)理外部，在發(fā)送或接收監(jiān)理單位、設(shè)計單位、施工單位、材料供應(yīng)單位及其他單位的文件和檔案資料時，也應(yīng)由信息管理部門負責(zé)進行，這樣只有一個進出口通道，從而在組織上保證文件和檔案資料的有效管理。